ประเภทของการสื่อสาร ความหมายและองค์ประกอบ

การสื่อสารดูเหมือนจะเป็นเรื่องพื้นฐานที่หลายคนมองข้าม แม้หลักการและ ประเภทของการสื่อสาร จะเป็นเพียงการส่งข้อมูลด้วยวาจาจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง แต่ในความเป็นจริง ยังมีสิ่งที่ต้องรู้อีกมาก จะมีอะไรบ้างไปดูพร้อม ๆ กันเลยครับ

ประเภทของการสื่อสาร มีอะไรบ้าง?

การสื่อสารมีตั้งแต่อวัจนภาษา เช่น การชำเลืองมองและเลิกคิ้ว ไปจนถึงการสื่อสารทางวาจา เช่น การเปลี่ยนระดับเสียงและโทนเสียง มาดูกันว่าเราจะสื่อสารกันในเชิงลึกด้วยวิธีใดบ้าง

การสื่อสารประเภทแรก ก็คือการสื่อสารแบบอวัจนภาษา หรือก็คือ การสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูดซึ่งการสื่อสารประเภทนี้มีทั้งการกระทำโดยตั้งใจและไม่ตั้งใจ ได้แก่

การแสดงออกทางสีหน้า (Facial Expressions)

เรามักใช้การแสดงออกทางสีหน้าเพื่อสื่อสารว่าเรากำลังฟังและมีส่วนร่วมกับผู้พูด การยิ้ม การทำคิ้วขมวด หรือการแสดงออกที่แปลกประหลาดต่างๆ ล้วนถ่ายทอดข้อมูลเพื่อแสดงออกให้ผู้พูดทราบว่าคุณตอบสนองต่อบทสนทนาของพวกเขาอย่างไร สิ่งเหล่านี้ทำหน้าที่ช่วยให้บทสนทนาดำเนินต่อไปอย่างเป็นธรรมชาติ โดยที่ผู้พูดจะรู้ได้ทันทีว่าผู้ฟังกำลังฟังหรือให้ความสนใจอยู่หรือไม่ หากคุณเคยพูดกับคนหน้านิ่งมาก่อน คุณจะเข้าใจและรู้ว่าการแสดงออกทางสีหน้ามีความสำคัญเพียงใดในการสนทนา

ท่ายืน (Posture)

ท่ายืนหรือวิธีการยืนของคุณในระหว่างการสนทนาก็เป็นสิ่งสำคัญ หากคุณหันหน้าเข้าหาบุคคลนั้นด้วยท่าทางที่ผ่อนคลายและเปิดเผย แสดงว่าคุณเปิดรับและยอมพวกเขาให้มีส่วนร่วมในการสนทนากับคุณมากขึ้น ในทางกลับกัน การเอนหลัง กอดอก หรือหันหน้าหนีจากผู้พูดแสดงถึงการเพิกเฉย ไม่เห็นด้วย หรือไม่สนใจผู้พูดในขณะนั้น แน่นอนว่าคงไม่มีใครอยากสนทนากับหลังศีรษะของใครซักคน การพูดคุยกับคนที่มีอิริยาบถที่ปิดกั้นจะสร้างการสนทนาที่ยากและไม่น่าพอใจขึ้น

ท่าทางและการสัมผัสทางกายภาพ

ข้อนี้ขึ้นอยู่กับบุคคลและวัฒนธรรม พวกเขาอาจใช้ท่าทางและการสัมผัสมากน้อยแตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม การกระทำเหล่านี้ก็มีนัยยะและแฝงไปด้วยรายละเอียด ที่หากเรารู้ไว้ ก็จะเป็นประโยชน์มากทีเดียว การสัมผัสแขนเบาๆ อาจเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงการให้กำลังใจ ในขณะที่การจับมือแรงเกินไปอาจส่อถึงการข่มขู่และครอบงำได้เช่นเดียวกัน ในขณะที่การขยับมือไปมาขณะพูดคุย สามารถบ่งบอกเป็นนัยยะได้ถึงความรู้สึกผิดหรือการหลีกเลี่ยง ส่วนการใช้ท่าทางที่ยิ่งใหญ่และกระฉับกระเฉงในขณะนำเสนอความคิด สามารถสื่อถึงความตื่นเต้นหรือความมั่นใจได้

การสบตา (Eye Contact)

เราทุกคนรู้ถึงความสำคัญของการสบตา เมื่อมีคนไม่สามารถสบตาได้ หมายความว่าพวกเขาไม่สัตย์ซื่อ ฉ้อฉล หรือไม่สนใจ ความสามารถในการสบตาขณะฟังจะทำให้ผู้พูดรู้ว่าคุณอยู่ด้วยและมีส่วนร่วมขณะพูด ซึ่งแสดงว่าคุณกำลังเชื่อมต่อกับผู้ฟัง และในกรณีที่คุณกำลังแจ้งข่าวร้าย การสบตาจะส่งผลเป็นสองเท่า ความสามารถในการบอกข้อความที่ไม่น่าพอใจให้ใครซักคนในขณะที่มองตาเขาโดยตรงแสดงว่าคุณเคารพพวกเขาและเป็นคนซื่อสัตย์และจริงใจ

เมื่อเราพูด เรากำลังสื่อสารมากกว่าแค่เนื้อหาของคำพูด เรายังใช้ระดับเสียง (Pitch) และน้ำเสียง (Tone) ตลอดจนระดับของความเป็นทางการที่เราใช้ในการถ่ายทอดเนื้อหาย่อยที่สำคัญไปยังบุคคลที่เรากำลังสนทนาด้วย เราจะมั่นใจได้ว่าข้อความของเราจะได้รับตามที่ตั้งใจไว้ทุกประการ ก็ต่อเมื่อเราเลือกวิธีพูดจากการคำนึงถึงแง่มุมเหล่านี้อย่างรอบคอบ

ตั้งแต่การทักทายเพื่อนร่วมงาน การพูดบรรยายหน้าชั้นเรียน ตลอดจนการพูดหน้าแถว หรือการพูดในที่ประชุม ปัจจัยด้านการสื่อสารด้วยวาจาในการทำงานของเราดำเนินไปอย่างหลากหลาย

ระดับเสียง (Pitch)

ในขณะกำลังพูด อารมณ์ของเรามักจะเข้ามามีส่วนเสมอ หากเราโกรธ ไม่พอใจ หรือหงุดหงิด ระดับเสียงของเราอาจสูงขึ้น เป็นการสื่อให้ผู้ฟังทราบว่าเรากำลังประสบกับอารมณ์ที่รุนแรง อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่สิ่งที่ไม่ดีเสมอไป แต่การที่สามารถควบคุมสิ่งนี้ได้จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณกำลังสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

น้ำเสียง (Tone)

เราทุกคนต้องพบเจอกับสถานการณ์พังๆ หรือน่าหงุดหงิดใจ การปล่อยให้สิ่งนั้นเปลี่ยนน้ำเสียงของเราจากความสงบและความเป็นมืออาชีพ เป็นห้วน สั้น หรือหยาบคาย มักก่อให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้เสมอ ความสำคัญของน้ำเสียงต่อการถ่ายทอดข้อมูล ผู้ฟังจะรับรู้ได้ว่าผู้พูดมีความคิดเห็นอย่างไร เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในเชิงบวกกับผู้คนรอบข้าง เราทุกคนควรพยายามพูดด้วยน้ำเสียงที่เหมาะสม เป็นมืออาชีพ และให้เกียรติ

เนื้อหา (Content)

แน่นอนว่า เนื้อหาเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการสื่อสารด้วยวาจา สิ่งที่เราพูดและคำที่เราเลือกใช้ล้วนมีความสำคัญในระดับที่ไม่ต่างกัน แม้ว่าการสื่อสารในองค์กรส่วนใหญ่มักจะเป็นทางการมากกว่า แต่การพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน รุ่นพี่รุ่นน้อง ระหว่างพักกลางวันหรือหลังเลิกงาน ก็ควรเป็นไปอย่างตรงไปตรงมาด้วยความจริงใจและแสดงถึงตัวตนของเราไปพร้อมๆ กัน

ดังนั้น การเลือกใช้ภาษาและเนื้อหาที่เหมาะสมกับบริบทจึงถือเป็นอีกส่วนที่มีความสำคัญมากเช่นกัน

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพด้วยวิธีการเขียน เป็นทักษะที่สำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันเมื่อมีผู้คนจำนวนมากขึ้นที่ทำงานจากระยะไกลและติดต่อกันตลอดวันผ่าน Line, Skype หรือสื่อดิจิทัลอื่นๆ

เราเขียนทุกวันตั้งแต่การส่งข้อความในไลน์หาผู้ปกครองนักเรียน ส่งอีเมลเพื่อประสานงาน ตลอดจนการเขียนแผนการสอน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่เราจะต้องเข้าใจวิธีการดังกล่าวอย่างมีประสิทธิภาพ อันที่จริง เมื่อเราพึ่งพาการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรมากขึ้น เราทุกคนอาจต้องเผชิญกับโอกาสในการเข้าใจผิดที่มีมากขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เช่นกัน

ข้อความที่ไม่ชัดเจน ข้อมูลที่หายไป หรือการตีความโทนเสียงหรือเจตนาที่ไม่ตรงกัน ล้วนเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้กับการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในแต่ละวัน บางครั้งผู้อ่านอาจอ่านน้ำเสียงของข้อความผิดเพราะพวกเขากำลังมีวันที่แย่ หรือเพิ่งไปพบกับคนที่ไม่ชอบใจ ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น ทักษะสำคัญอย่างหนึ่งที่ต้องมีเมื่อต้องพึ่งพาการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรก็คือ การรู้ว่าเมื่อใดที่คุณต้องหลีกเลี่ยง และใช้วิธีการสื่อสารแบบอื่นแทน เช่น การโทร การวิดีโอคอล หรือการพูดคุยต่อหน้า ในเรื่องที่มีความสำคัญสูง เช่น การขอความช่วยเหลือ การสมัครงาน หรือการสื่อสารในประเด็นอื่น ๆ ที่มีความสำคัญมาก เป็นต้น

หากคุณรู้สึกว่ามีการสื่อสารที่ผิดพลาดเกิดขึ้น หรือเพิ่งเริ่มต้น ให้รีบพูดคุยด้วยวาจาอย่างรวดเร็ว แล้วคุณจะประหยัดเวลาและความยุ่งยากให้กับทุกฝ่ายได้มาก

โครงสร้าง (Structure)

เมื่อต้องสื่อสารผ่านการเขียน สิ่งสำคัญคือต้องคิดว่าคุณจะนำเสนอข้อมูลอย่างไร ทั้งการใช้ย่อหน้า การแบ่งประโยค และแบ่งบรรทัด การเขียนข้อความที่ยาวเกินไป จะทำให้ผู้อ่านเข้าถึงได้ยากและไม่มีส่วนร่วม การทำความเข้าใจและเลือกใช้โครงสร้างที่เหมาะสมกับบริบท จะช่วยให้ผู้อ่านรับข้อมูลในระดับแยกย่อยได้

ความชัดเจน (Clarity)

เป็นความสมดุลที่ยากจะอธิบายว่า ควรจะใช้คำมากหรือน้อยในการอธิบายเรื่องราวในแต่ละประเด็น อย่างไรก็ตาม ควรใช้คำที่กระชับ เหมาะสม และชัดเจน แน่นอนว่าเรื่องนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคล แต่การอธิบายมากกว่าเดิมไปสักนิดก็ยังดีกว่าปล่อยให้ผู้อ่านงงแล้วไม่เข้าใจสิ่งที่กล่าวไป ดังนั้น การคำนึงถึงผู้ฟัง ว่าพวกเขาควรจะรู้อะไร และได้อะไรจากการสื่อสารของคุณ จะช่วยให้คุณสื่อสารได้ตรงประเด็น และมีความชัดเจน 

เนื้อหา (Content)

เนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรมีแนวโน้มที่จะเป็นทางการมากกว่าคำพูดเล็กน้อย ละคำไม่สุภาพ และคำที่มีความหมายคลุมเครือ โปรดจำไว้ว่าทุกสิ่งที่เขียนไปแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคดิจิทัล จะยังคงอยู่ แม้ว่าคุณจะลบทิ้งก็ตาม พึงระวังว่าการเขียนมุกตลกอาจก่อให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้ง่ายกว่า ยามปราศจากน้ำเสียงหรือการแสดงออกทางสีหน้า

Visual ได้กลายเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ใช้กันมากที่สุดซึ่งขับเคลื่อนโดยโซเชียลมีเดีย YouTube และแพลตฟอร์มอื่น ๆ ในยุคดิจิทัล เนื่องจากผู้คนและองค์กรต่างๆ ใช้ช่องทางการสื่อสารเหล่านี้มากขึ้นเรื่อยๆ เรายิ่งคุ้นเคยและต้องพึ่งพาการใช้การสื่อสารด้วยภาพมากขึ้นตามไปด้วยเช่นกัน

เราพึ่งพาการสื่อสารด้วยภาพเป็นอย่างมาก ซึ่งก็มีอยู่หลากหลายวิธี ได้แก่ แผนภูมิ ภาพถ่าย ภาพร่าง วิดีโอ กราฟ หรือแม้แต่อิโมจิและสติ๊กเกอร์ไลน์ สิ่งเหล่านี้เข้ามาช่วยทำให้ผู้รับสารเข้าใจข้อความได้ง่ายขึ้น ดังนั้น เราจึงมักจะใช้การสื่อสารด้วยภาพเพื่อยกระดับความเข้าใจในแนวคิดหรือเรื่องราวที่ซับซ้อน นั่นเอง

เนื้อหา (Content)

แม้ว่าการใส่ภาพประกอบจะช่วยเพิ่มความหลากหลายและความน่าสนใจ แต่ก็ควรพิจารณาจากประเด็นต่อไปนี้

• รูปเหล่านี้มีประโยชน์หรือไม่?
• รูปเหล่านี้จำเป็นหรือไม่?
• รูปเหล่านี้ทำให้ผู้อ่านเข้าใจความหมายโดยรวมมากขึ้นหรือไม่?

การสื่อสารบางอย่างไม่จำเป็นต้องมีภาพเพิ่ม และในบางกรณี การสื่อสารเหล่านั้นอาจเบี่ยงเบนความสนใจจากสิ่งที่คุณพยายามจะสื่อสาร ไม่ควรใส่รูปภาพที่ไม่จำเป็นลงในข้อความของคุณ แต่ควรจะเป็นรูปที่เกี่ยวข้องและเสริมสร้างความเข้าใจของผู้ฟังในเรื่องนี้

สรุป ประเภทของการสื่อสาร

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ กับเนื้อหาเรื่องประเภทของการสื่อสารที่นำมาฝากทุกคนกันในวันนี้ หวงว่าจะเป็นประโยชน์กับทุกคนไม่มากก็น้อยนะครับ

ติดตามเนื้อหาอื่น ๆ ที่น่าสนใจ