หลายคนอาจคิดว่าตราบใดที่ยังทำงานได้ดี “ทักษะการสื่อสารที่ดี” (Communication skills) ก็ไม่สำคัญมากนัก อย่างไรก็ตาม เรื่องนั้นก็ไม่ใช่ความจริงไปเสียหมด เพราะงานของเราแทบทุกด้านขึ้นอยู่กับ “ทักษะการสื่อสาร” และ “ความสามารถในการสื่อสาร” ซึ่งส่งผลโดยตรงกับความสามารถในการทำงานของเราว่ามีคุณภาพแค่ไหน
การสื่อสารที่ดีจะทำให้สามารถอธิบายปัญหา สร้างแนวทางแก้ไข สร้างความสัมพันธ์เชิงบวกกับแผนกของคุณ และทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ (Workflow)
4 วิธีในการพัฒนา ทักษะการสื่อสาร
1. การฟังที่ดี หรือ ทักษะการฟัง
เราจะไม่สามารถสัมผัสถึงความสำคัญของการสื่อสารได้ ตราบใดที่ยังไม่สามารถตระหนักได้ว่าสิ่งสำคัญที่สุดของการสื่อสาร คือ การฟัง ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณต้องทำเมื่อคุณไม่ได้พูด เพราะการมี ทักษะการฟัง ที่ดีเป็นส่วนสำคัญที่สุดของการสื่อสาร
วิธีการเป็นผู้ฟังที่ดี
- เมื่อคุณกำลังฟัง จงให้ความสนใจอย่างเต็มที่กับผู้พูด
- เก็บโทรศัพท์ หรือคว่ำโทรศัพท์ลง
- ละสายตาจากหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ
- สังเกตท่าทาง และตั้งใจฟังคำพูดของพวกเขา
- ใช้คำถามเพื่อความกระจ่าง เพราะนอกจากจะเป็นการติดตามประเด็นสำคัญเพื่อสรุปความเข้าใจของคุณแล้ว ยังเป็นการทำให้บทสนทนาไหลลื่นและเป็นธรรมชาติ
2. การพัฒนาอวัจนภาษา
ในขณะที่คุณดำเนินกิจกรรมในแต่ละวัน ให้สังเกตว่าคุณใช้การสื่อสารแบบไม่ใช้คำพูดประเภทต่าง ๆ อย่างไร ซึ่งกระผมเคยกล่าวไปในบทความเรื่อง ประเภทการสื่อสาร
วิธีการพัฒนาอวัจนภาษา
- มีสมาธิและใจเย็น สิ่งนี้บ่งบอกว่าคุณมีวุฒิภาวะ และมั่นใจในตนเอง
- ใช้การสบตาอย่างชาญฉลาด มุ่งความสนใจไปที่ผู้คนพวกเขา สบตาผู้คนทั้งเมื่อคุณกำลังฟังและกำลังพูด
- สร้างพื้นที่โดยการเว้นระยะห่างในขณะพูด คุณจำเป็นต้องทำเช่นนี้อย่างชาญฉลาดและเป็นธรรมชาติ เพื่อให้คุณเองและอีกฝ่ายเกิดความผ่อนคลายและการสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น
- พยายามไม่โต้ตอบในสถานการณ์ที่ตึงเครียด รักษาระดับอารมณ์ของคุณและตอบสนองอย่างใจเย็น
3. การปรับปรุงทักษะการพูด
เพื่อปรับปรุงการสื่อสารด้วยวาจา หรือ ทักษะการพูด คุณจะต้องทำให้คัดสรรเนื้อหาและวิธีการพูดที่เหมาะสม การรู้ว่าคุณต้องการจะพูดอะไรและมีข้อเท็จจริงรองรับจะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพ มีความรู้ และเป็นคนชัดเจนมากขึ้น
วิธีการปรับปรุงการใช้คำพูด
- รู้ว่าตนเองกำลังจะพูดอะไร
- เว้นจังหวะในการพูด ใช้ความเงียบเพื่อดึงความสนใจ
- มีจังหวะการพูด ความเร็ว และน้ำเสียงที่ดึงดูดผู้ฟัง ไม่ควรใช้เสียงโทนเดียว
4. ปรับปรุงการสื่อสารผ่านตัวหนังสือ
ในการสื่อสารผ่านตัวหนังสือ แน่นอนว่าสิ่งที่ควรพึงระวังและคงไว้อยู่เสมอ นั่นคือการสะกดคำ ความถูกต้อง และกาลเทศะ สิ่งเหล่านี้ล้วนสะท้อนถึงพื้นเพและตัวตนของเราอยู่เสมอ
วิธีการปรับปรุงการสื่อสารผ่านตัวหนังสือ
- ใช้เวลาในการอ่านทุกสิ่งที่คุณเขียนซ้ำอีกครั้งก่อนส่ง
- ในการสื่อสารทางการ การจัดรูปแบบให้เหมาะกับรูปแบบนั้น ๆ ก็เป็นสิ่งสำคัญ
- ไม่ใช้คำอาจทำให้ผู้ฟังตีความเป็นอย่างอื่น รวมถึงมุกตลก เพื่อป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด
สรุปเรื่อง ทักษะการสื่อสาร
ทักษะการสื่อสาร เป็นหนึ่งในสาระสำคัญของการพัฒนาตนเองที่หลาย ๆ คนมักละเลยและมองข้าม หลายคนอาจมองว่าตนเองมีการสื่อสารกับผู้อื่นอยู่ทุกวันอยู่แล้ว ซึ่งก็ไม่ผิด แต่อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงและพัฒนาทักษะการสื่อสารของตนเองสำหรับคนที่ขาดทักษะด้านนี้อยู่ให้ดีขึ้น และสำหรับคนที่ทำได้ดีอยู่แล้วก็ดีขึ้นไปอีก สิ่งนี้ย่อมเกิดประโยชน์กับตัวคุณเองอย่างมหาศาล ซึ่งอาจนำพาโอกาสดี ๆ และโอกาสใหม่ ๆ เข้ามาสู่ชีวิตของคุณได้ในอนาคต